Como fazer com que os clientes ocupados respondam aos seus e-mails?

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Confira dicas e scripts rápidos para escrever e-mails persuasivos e sempre obter a resposta dos seus clientes.

O e-mail é uma ferramenta útil e indispensável para qualquer negócio, principalmente quando falamos sobre relacionamento entre a sua empresa e os seus clientes.

Isso porque todas as mensagens ficam armazenadas e podem ser organizadas e relidas, ao contrário do que acontece com as conversas por telefone, onde o cliente acaba não anotando o que foi acordado e se esquece das informações facilmente.

E na era da tecnologia, o e-mail pode ser acessado de qualquer lugar por meio de tablets ou smartphones, e isso gera um alcance muito maior de público.

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Por que mandar e-mails para os meus clientes?

Engana-se quem pensa que apenas as empresas voltadas ao ramo da tecnologia e as lojas virtuais devem investir no relacionamento com os clientes por e-mail.

Até mesmo os ramos mais tradicionais acertam ao apostar nesse meio de comunicação.

O envio de e-mails tem muitas vantagens, entre elas:

  • É gratuito, ao contrário do envio de correspondências e de ligações telefônicas
  • As informações ficam gravadas, portanto, formalizam a conversa
  • Permite a comunicação de forma não invasiva, o cliente pode escolher abrir ou não

 

Como chamar a atenção do meu cliente?

Ao mesmo tempo em que as pessoas hoje podem acessar sua caixa de entrada a qualquer momento, o número de informações trocadas é tão grande que pode acabar gerando acúmulo e desinteresse.

As pessoas estão cada vez mais ocupadas, assumindo muitos compromissos de uma vez. As ferramentas que otimizam tempo são as mesmas que causam transbordo de informações e é preciso filtrar o que você quer absorver  e o que você pode descartar.

Como fazer com que seus clientes leiam os e-mails que você está enviando?

O Negocie vai lhe ensinar a transformar os e-mails que você envia em conteúdo interessante e não descartável. Confira:

 

1) Seja sucinto

Vá direto ao ponto. Comece seu e-mail saudando seu cliente e já entre no assunto principal. Distribuía o conteúdo em poucos parágrafos e evite usar termos muito técnicos. Use a linguagem mais acessível possível para que até o cliente mais leigo entenda o que você quer dizer. E não se esqueça de adequar seu conteúdo ao seu público-alvo.

 

2) Trate com personalidade

Os clientes querem ser tratados com exclusividade, querem ser chamados pelo nome e querem que você se lembre deles. Isso aumenta as chances de um bom relacionamento, o que pode levar a um bom negócio. Não seja formal demais, cite informações de conversas anteriores e faça-o se sentir valorizado.

 

3) Saiba escolher as palavras

Seja direto, mas não seja grosseiro. Esse é o segredo se você quer que seus clientes sempre voltem a fazer negócio com você: a simpatia. Não importa se o seu cliente lhe tira do sério, mantenha a compostura e o profissionalismo. E se sentir que a conversa não trará nenhum resultado, saiba retirar-se com educação.

 

4) Capriche no assunto do e-mail

O assunto do e-mail é aquele campo mágico que fará o cliente decidir se abre ou não a sua mensagem. É preciso ser cuidadoso e usar os termos certos para evitar que seu e-mail seja ignorado ou acabe indo para a caixa de spam. Crie títulos atraentes e originais, não use caixa alta e evite usar as palavras Promoção, Grátis, Urgente, Oportunidade, etc.

 

5) Cuidado com os erros de português

Mesmo que você se expresse bem e redija uma frase com bastante clareza e coerência, um erro de português pode arruinar tudo, em um segundo. Você não precisa ser um expert na Língua Portuguesa, mas procure se atentar à ortografia e, se tiver dúvida, use corretor, peça ajuda ou então substitua uma palavra por outra.

 

6) Envie e-mails necessários

Ao receber de seu cliente uma pergunta que exige mais tempo para ser respondida, ou um problema eu não pode ser solucionado na hora, deixe para responder mais tarde. Ao invés de enviar um e-mail dizendo “Irei verificar e já lhe dou uma resposta”, concentre-se em solucionar o problema do cliente e, posteriormente, envie um e-mail já com a solução.

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Modelos de e-mails

Preparamos aqui alguns exemplos de e-mails que podem ser enviados em diversas situações. Inspire-se neles:

 

E-mail de abordagem:

Olá [nome do cliente],

Sou o [seu nome], vendedor da [nome da sua empresa].

Nós [faça uma breve descrição da empresa e produto].

Acredito que temos a solução para você e por isso estou entrando em contato.

Podemos marcar um café aqui na [nome da sua empresa] para conversamos melhor?

Obrigado pela atenção,

[Seu nome]

 

E-mail de follow-up:

Olá [nome do cliente], tudo bem?

Estou entrando em contato para lembrá-lo sobre nosso café, agendado para [dia e horário marcado] aqui na [nome da sua empresa] para falarmos sobre [nome do seu produto].

Posso confirmar?

[Seu nome]

 

Retorno para um cliente que “desapareceu” após o envio da proposta:

Olá, [nome do cliente].

Nosso último contato foi [data do último contato feito]. Ainda não tive a oportunidade de saber sua resposta sobre [breve resumo da proposta] e por isso estou entrando em contato.

Se ainda houver dúvida, pode me procurar!

Aguardo sua resposta,

[Seu nome]

 

E-mail para fechamento do negócio:

Olá [nome do cliente], tudo bem?

Estou entrando em contato para saber se você já pensou sobre em proposta.

Os detalhes ficaram claros?

Se tiver qualquer dúvida ou quiser acrescentar alguma informação, não hesite em me procurar.

Aguardo sua resposta,

[Seu nome]

 

Marcando uma reunião:

Olá, [nome do cliente].

Gostaria de saber sua disponibilidade para agendarmos uma reunião e conversarmos melhor sobre [explique de forma clara o contexto da reunião].

Prometo não tomar muito seu tempo.

Para sua comodidade, podemos nos encontrar em seu escritório ou [se ofereça para estar onde for melhor para o cliente].

Podemos marcar?

Aguardo seu contato,

[Seu nome]

 

 

Algumas ferramentas para ajudar no envio de e-mails

Existem algumas ferramentas interessantes que podem ser adicionadas ao seu e-mail para que você possa controlar o tipo de conteúdo que deseja enviar ao seu cliente e também acompanhar as métricas e resultados desses envios.

 

Boomerang: Essa ferramenta pode ser adicionada ao seu Gmail e vai lhe ajudar a organizar melhor o envio dos e-mails de follow-up, pois envia lembretes e agendamentos aos seus clientes automaticamente. Além disso, permite a criação de e-mails automáticos e você pode configurar dias e horários para serem enviados.

Moskit: Nessa plataforma CRM, você pode cadastrar os modelos e templates de e-mails para otimizar seu tempo. É possível alterar as informações do modelo sempre que necessário e você também poderá criar pastas para dividir seus modelos de e-mail por classificação. Os templates ficarão armazenados e você pode enviá-los para quantos clientes quiser.

Sidekick: Essa ferramenta da Hubspot notifica quando o cliente abre seu e-mail e informa até mesmo se ele clicou em determinado link, se abriu arquivos ou se inscreveu na seu newsletter, etc. A versão gratuita oferece 200 notificações por mês e se você quiser receber ainda mais notificações, a versão paga custa apenas 10 dólares.

Negocie: Com o Negocie, você pode saber se o cliente abriu o email da proposta,  se a visualizou, além de poder responder diretamente através da plataforma. As discussões realizadas dentro de cada proposta definem as metas e objetivos que devem ser traçados. O cliente visualiza a proposta enviada de qualquer lugar, seja em seu desktop, tablet ou smartphone, e pode comentar, aprovar e negociar on-line, diretamente por ela.

 

Saber usar as palavras certas e se colocar no lugar do cliente são os principais pontos que você deve focar para desenvolver um bom relacionamento com seu consumidor.

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Alex
Alex
Aficcionado por tecnologia, está sempre pensando em como solucionar os problemas que surgem de maneira inteligente e por isso que é Co-Founder e CTO do http://negocieapp.com.br. Ama produtos Apple e um boa UX!